¿Quieres organizar un evento? ¿Sabes por dónde empezar? No te preocupes, en este artículo te damos la respuesta. Sea para conectar con tu público, celebrar un acontecimiento o presentar un nuevo producto seguro querrás que todo salga perfecto. Por eso, apunta estos 5 consejos para organizar un evento exitoso ¡Haz que tus asistentes disfruten de un buen momento!

1.    Dale un significado especial a tu evento

Antes de comenzar con la organización propia del encuentro, es necesario que construyas una base sólida para definir el significado de tu evento ¿Qué quiero lograr? ¿Qué ofreceré a los asistentes? ¿Hay eventos similares? ¿Cómo puedo diferenciarme de esos eventos? Responde estas preguntas sencillas para dar un significado especial – y diferencial – a tu evento.

Seguro tu público ya asistió a otros eventos similares. Por eso, estudia bien cómo hacer de tu evento un encuentro memorable. La clave es ser creativo y pensar de forma distinta ¡Innovar! También deberás definir el lugar donde se realizará el evento (chequea que sea de fácil acceso y con las prestaciones tecnológicas adecuadas) y encontrar la fecha perfecta en la agenda para concretarlo.

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2.    Planifica con antelación

Ahora sí ¡Comienza a organizar el evento en detalle! Para ello debes conocer las actividades que realizarás y los recursos que necesitarás para concretarlas. Un buen método es listar las distintas tareas indicando quién será el responsable y para cuándo debe estar lista. Aquí te dejamos algunos ejemplos:

  • Seleccionar y reclutar los ponentes (pueden ser internos o externos a la empresa).
  • Buscar sponsor y patrocinadores para darle prestigio y solidez al evento.
  • Esbozar un programa del evento hasta definir los horarios exactos.
  • Planificar las acciones de marketing para lograr una buena convocatoria.
  • Definir el sistema de inscripción y/o distribución de entradas (mínimo 3 meses antes).
  • Elegir un buen catering para los momentos de break.
  • Evaluar la elección de vinos y bebidas no alcohólicas (ver este enlace).
  • Contemplar la decoración con los colores de marca
  • Chequear cuestiones de sonido, iluminación, Internet y Wi Fi

3.    Define acciones de marketing

Las acciones de marketing son imprescindibles para llegar al público objetivo definido para el encuentro y, de este modo, alentar una buena convocatoria y asistencia. Las redes sociales son actualmente una herramienta valiosa para conseguir este objetivo ¡Pero no es la única forma! Hay muchas otras acciones que serán de gran ayuda:

  • Redactar notas de prensa y distribuirlas en los medios de comunicación para que difundan todo sobre el evento.
  • Invitar a influencers y blogs afines para que hablen de tu evento.
  • Realizar campañas de Adwords y Social Ads para llegar directo al público objetivo.
  • Implementar una estrategia de content marketing.
  • Crear campañas de email marketing para captar nuevos leads y fidelizar.

4.    Fija un presupuesto

El evento costará aquello que quieras y/o puedas gastar. Por eso, es primordial saber con qué presupuesto dispones. Este recaudo asegurará que el evento no se te vaya de las manos y evitará sobresaltos desagradables.

Define el presupuesto y controla los gastos ¡Todo marchará sobre ruedas! Otro buen consejo es dividir la partida, una parte para el evento y un pequeño porcentaje para cubrir posibles imprevistos (que casi siempre los hay).

5.    Ofrece un regalo

¿A quién le gusta llevarse un regalo después de participar en un evento? A todos ¿Verdad? Apuesta a los beneficios del merchandising para que el éxito de tu evento se prolongue en el tiempo. Además, será un gesto amable para agradecer a los asistentes su participación en el evento.

En Diferentidea encontrás muchas opciones de regalos. La elección estará relacionada con diversos factores como, por ejemplo, el sector de la empresa, el público que asiste al encuentro, la temporada del año o el tipo de evento. Pero, además, ten en cuenta que cuánto más útil y atractivo más posibilidades hay de llevar tu marca a todos lados.