Consejos para ahorrar en viajes de negocios

Ahorrar en viajes de negocio puede ser más complicado de lo que parece, especialmente si tiene muchos empleados en diferentes lugares en diferentes momentos. Un viaje a Tailandia de negocios no es lo mismo que un viaje al mismo sitio por placer, para esto último existen paquetes y ofertas, para los negocios hay que ajustar fechas y hoteles que no suelen salir en las guías de turismo de Tailandia.

Les dejamos algunas maneras de ahorrar en viajes de negocios.

Revise su política de viajes

Desde las reservas de vuelos hasta las dietas y los gastos varios, hay muchos detalles a tener en cuenta a la hora de crear una ruta de un viaje de negocios de larga distancia, muchas cosas pueden pasar desapercibidas. Por lo tanto, es necesario revisar su política de viajes y considerar si tiene en cuenta todas las situaciones que puedan surgir en su organización.

Empiece por centrarse en los puntos importantes, un proceso de aprobación, así como una guía sobre cómo reservar vuelos y alojamiento o cómo cubrir los gastos en el sitio. Establezca reglas claras que ayudarán a sus empleados a tomar decisiones de acuerdo con ellos y evitar costos adicionales injustificados en su próximo viaje de negocios. Si no tiene una política de viajes, descubra nuestra guía para redactar una política de viajes.

Consejos para ahorrar en viajes de negocios

Establecer un proceso de autorización antes de la salida

Una de las maneras más fáciles de reducir sus costos de viajes de negocios es estableciendo un proceso de aprobación de reserva antes de que sus empleados lleguen al destino. Al indicar quién necesita autorización para viajar por negocios y los detalles de la reserva ya no tendrá que hacer cancelaciones innecesarias que pueden implicar cargos adicionales.

Si se está asociando con una agencia de viajes de negocios, aproveche su herramienta de reservas en línea. Esto le ayudará a tener una mejor idea de las opciones que están disponibles para usted al hacer sus reservas.

Ahorre dinero en vuelos

Los pasajes aéreos pueden ser muy caros, así que piense cuidadosamente antes de hacer su reserva. Ser flexible en cuanto a la aerolínea que utiliza y las fechas de su viaje puede ahorrarle mucho dinero, además de asegurarse de que sólo viaja en clase económica. Sin embargo, una vez reservado, es mejor no tener que cambiar su reserva.

Ahorre en sus habitaciones de hotel

Las tarifas de las habitaciones de hotel pueden variar de individuales a dobles, incluso para el mismo hotel, ser ingenioso puede ahorrarle mucho dinero.

Establezca un presupuesto realista

Rápidamente se dará cuenta de que dejar a sus empleados a cargo de sus gastos de viaje puede ayudarle a obtener ahorros significativos. Puede establecer un límite de gastos por día, dando a sus viajeros la posibilidad de elegir cómo gastar esta cuota para el desayuno, el almuerzo y la cena. Por supuesto, siempre se enfrentará a excepciones, por ejemplo, esta cena en un restaurante de 5 estrellas con uno de sus clientes más importantes. Cuando se trata de transporte, debe aconsejar a sus empleados que escojan el método más apropiado mientras consideran qué método es el más efectivo. Esto puede significar dejarles tomar su propio vehículo y reembolsarles los gastos de viaje.

Planee con anticipación

La regla de oro a la hora de considerar el ahorro. En el mundo de los viajes de negocios de larga distancia, siempre es prudente reservar el medio de transporte y el alojamiento con antelación para obtener ahorros significativos, ya que las reservas de última hora suelen ser mucho más caras.

Tenga en cuenta que habrá cargos adicionales

Algunos cargos extras como WIFI, aparcar puede llevarle rápidamente a una sorpresa muy mala al final de un viaje de negocios, especialmente cuando pensó que todo estaba arreglado. Algunas agencias de viajes de larga distancia pueden ofrecerle un paquete todo incluido que tiene en cuenta estos gastos adicionales, ayudándole a tener una mejor idea del presupuesto necesario y a mantener el control sobre sus gastos.

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